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人力资源管理体系的基石:工作分析

放大字体  缩小字体 发布日期:2023-05-25  来源:人力资源物联网  浏览次数:234
核心提示:工作分析是人力资源管理体系的基石,它提供了工作职责、工作关系、工作环境以及工作任职者的资格要求等信息。通过工作分析进行职
 工作分析是人力资源管理体系的基石,它提供了工作职责、工作关系、工作环境以及工作任职者的资格要求等信息。通过工作分析进行职责管理,进而将人力资源管理与组织结合起来。

工作分析概述

工作分析,是指通过观察和研究,获得某个岗位的全部信息的过程。这些信息包括岗位任务和完成这些任务所要具备的资格和条件。接下来,我们详细了解一下工作分析。

一、工作分析的内容

工作分析的最终成果形成两个文件:工作描述和任职资格。这两个部分组合在一起共同构成了职务说明书。

工作描述:是对工作性质的描述,如任务、职责、责任等。

任职资格:是对从事工作的人员的要求,如知识、能力、技术等。

职务说明书:是企业人力资源部门进行人力资源工作的重要依据。

工作描述所包含的主要信息如表1所示。

表1工作描述的主要内容

任职资格包含的主要内容如表2所示。

表2任职资格的具体内容

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二、工作分析的作用

工作分析的作用主要包括以下几项内容:

(1)为人力资源规划提供依据。

(2)为企业招聘和选拔工作提供标准。

(3)为企业的培训工作提供内容和目标。

(4)是企业薪酬设计的重要依据。

(5)为企业绩效考核提供标准和依据。

工作分析的方法

企业中进行工作分析的方法有很多,工作人员可以根据工作分析的目的和职位性质的不同选择适合的工作分析方法。一般比较常用的工作分析方法有:

一、访谈法

访谈法又称面谈法,目前在企业中应用最为广泛和有效,是一种能应用于各种工种的工作分析方法。访谈法是指工作分析人员面对面地与从事该职位的相关人员交谈,就某项工作询问他们的意见和看法的一种方法。其中相关人员包括该项工作的任职者、熟悉该项工作的主管以及该工作领域的专家。

访谈法根据谈话的结构化程度分为两种类型,见下图。

两种访谈方法各有利弊,实际工作中常常把两种方法结合起来应用。

谈法的三种形式如表3。

表3访谈法的三种形式

访谈法的内容主要包括以下几个方面,见表4。

表4典型的访谈提纲

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访谈法要求工作分析人员具有的能力:

在访谈之前,工作分析人员应该准备一份访谈提纲,尽量保证访谈进程按照提纲进行。

在访谈的过程中,工作分析人员要掌握谈话的节奏,一方面要让被访谈者充分表达意见;另一方面要防止谈话跑题。工作分析人员要认真记录谈话内容,保证谈话信息的记录及时、准确、真实。

二、问卷法

问卷法是通过让工作相关人员填写一套由工作分析人员设计的工作调查问卷来获取工作信息的方法。其中工作相关人员包括任职者、熟悉工作的主管以及其他相关人员。问卷法由于操作简单,成本较低,因此在企业中应用广泛。问卷法由于操作简单,成本较低,因此在企业中应用广泛。国际上著名的调查问卷主要有:工作分析调查问卷(PAQ)、域值特质分析方法(TTA)、职业分析问卷(QAQ)等。

按照问卷设计的结构化程度,调查问卷一般分为两种类型:

相较于结构化问卷,非结构化问卷随意性相对较强,因此精度较低。

结构化问卷的典型模式如表5。

表5工作分析调查问卷

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非结构化问卷的典型模式如表2-6。

表6工作分析调查问卷

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三、观察法

观察法是工作分析方法中较为传统的一种方法,操作过程简单实用,是在实际工作中应用很广泛的一种工作分析方法。

观察法是指工作分析人员亲自到工作现场,观察任职者的工作情况,记录与工作有关的信息,最后归纳整理得出结果的一种方法。

适用工作:观察法一般应用于周期较短、重复性较强、多为体力劳动的工作。

表7是某个工作分析人员的观察记录表,供大家参考。

表7工作分析观察记录表

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四、工作日志法

工作日志法是任职者根据工作时间全面记录工作内容,工作分析人员按照记录内容归纳整理出工作信息的一种方法。

适用工作:工作日志法对于一些难以观察的工作非常有效,如工程师、科学家或者高级管理人员等。

根据不同的工作分析目的,工作分析人员要设计不同的工作日志。一般工作日志的格式如表8所示:

表8工作日志表格

五、其他方法

工作分析的方法多种多样,除了前面介绍的几种方法之外,企业还可以通过工作实践法或关键事件法进行工作分析:

(一)工作实践法

工作实践法:是指工作分析人员亲身参与到工作中去搜集相关工作信息的一种方法。

优势:应用这种方法可以让工作分析人员清楚地掌握具体的工作任务、工作环境,以及对任职者的各种要求。

适用范围:对于短期内可熟练操作的工作可以应用工作实践法,但是对于危险或者需要大量训练的工作则不太适用工作实践法。

(二)关键事件法

关键事件法:是指由工作任职者及其相关工作人员记录影响该职位的关键事件,从而得出该职位相关信息的一种方法。其中关键事件是指对工作结果起决定性作用的工作事件。

要求:关键事件法要求工作分析人员对该工作领域非常熟悉,能够识别关键事件。

六、工作分析方法比较

根据工作分析的目的,可以选择不同的工作分析方法或者是几种工作分析方法组合使用。表9是几种工作分析方法的优点和缺点比较表,仅供参考。

表9工作分析方法比较

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工作分析的实施流程

工作分析涉及到企业内部的各个方面,是对企业工作的全面评估过程,对企业而言有着重要意义。影响工作分析结果的因素有很多,如工作分析人员的技术、各个部门的配合、工作分析方法的选择等,在进行工作分析的时候,企业要注意各个方面的策略选择,保证工作分析活动顺利有效地开展。

一、工作分析准备阶段

当企业出现下列现象(如图1所示)时,表明企业需要进行新一轮的工作分析。

图1 进行工作分析的条件

企业中参与工作分析活动的人员都有谁?

企业在工作分析准备阶段进行的工作主要有以下几个方面,如图2所示。

图2 工作分析的准备阶段

二、工作分析的实施与结果

有关工作分析的准备工作做好后,接下来就开始进入工作分析的实施与结果形成和运用反馈阶段了。

企业在工作分析的实施阶段主要进行以下工作,如图3所示。

图3 工作分析的实施过程

工作分析的结果形成阶段进行的工作包括两个方面,如图4所示。

图4 工作分析的结果形成阶段

工作分析的结果运用和反馈阶段主要进行以下两个方面的工作,如图5所示。

图5 工作分析的结果运用和调整阶段

三、实施过程的注意事项

在工作分析实施的过程中,有些步骤的实施需要十分注意。因为这些步骤实施的成败关系着整个工作分析结果的好坏。这些关键步骤一般包括以下几个方面,如图6所示。

图6 工作分析中的关键步骤

(一)确定工作分析小组人员

工作分析小组人员的主要工作是收集、归纳、整理工作信息,编写相关结果性文件。在工作分析活动中,工作分析小组人员一般可以分为三类:人力资源工作人员,各部门员工,专业的工作分析咨询机构。在实际工作中,采用这三类人员进行工作分析各有利弊,如表10所示。企业要根据自身的实际情况选择合适的工作分析小组人员。

表10 三种工作分析人员比较表

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(二)取得员工的信任和支持

工作分析是涉及到企业方方面面的一项人力资源活动,所以在活动实施之初要获得企业各方面的支持和理解。因此要召开工作分析动员大会,让企业相关人员了解工作分析的目的和意义,从而取得大家地理解和支持。动员大会的内容主要包括以下几点,如图7所示。

图7 工作分析动员大会的内容

动员大会的目的,是要争取到企业各方人员对于工作分析活动的支持和配合,其中包括:企业高层领导,企业中层管理人员和普通员工。要得到这些人员的配合,工作分析小组就要与他们及时进行沟通,使各层员工清楚了解与各自有关的关键事项。下面的图8、图9、图10分别是企业高层领导、中层管理人员、普通员工在工作分析过程中应该清楚了解的有关事项。

图8 企业高层领导需要了解的有关事项

图9 中层管理人员需要了解的有关事项

图10 普通员工需要了解的有关事项

(三)工作分析参与人员分工明确

工作分析活动是一个全员参与的过程,不论选择何种形式的工作分析小组,都需要各个部门的参与和配合。因此在工作分析活动中,每个人都要清楚自己的职责和分工,积极协助有关人员工作的展开,促进工作分析活动的顺利进行。下面以人力资源部门成立工作分析小组这种形式为例,来详细说明各个部门在工作分析过程中的职责和分工。

在这种形式中,工作分析小组由人力资源部门组织成立,其他部门配合人力资源部进行工作分析。其中企业高层领导的主要职责如图11所示。

图11 企业高层领导的职责

人力资源部门主管的职责如图12所示。

图12 人力资源部主管的职责

工作分析小组人员一般为人力资源部员工,他们的职责如图13所示。

图13 工作分小组人员的职责

各部门主管的职责如图14所示。

图14 部门主管的职责

负责提供工作信息的普通员工的职责如图15所示。

图15 普通员工的职责

(四)选择典型职位

当企业中工作职位较多,而很多职位具有相似性时,工作分析小组可以选择一些典型职位进行工作分析,最后通过归纳整理收集的信息得出工作分析结果。在选择典型职位时,要考虑以下几个原则,如图16所示。

图16 选择典型职位的原则

(五)打消员工的顾虑心理

在工作分析过程中,工作分析人员有时会遇到有抵触情绪的员工。这种情况一般是由于员工不了解工作分析的目的和意义而引起的。有这种情绪的员工常常认为工作分析会使得他们的工作标准提高,出现减薪、降职等情况,所以在工作分析过程中产生焦虑情绪,而无法有效地配合工作分析的信息收集工作。这时工作分析人员要采用合理的方法打消员工的顾虑,使他们能够积极地配合。一般来说,在企业中可以运用以下三种方法来打消员工的顾虑心理,如图17所示。

图17 打消员工顾虑的方法

职位说明书

职位说明书,也称工作说明书或者岗位说明书,是工作分析的结果性文件之一。它是指通过对工作分析收集的信息进行归纳总结,最后得出对工作本身和任职资格进行规范化描述的文件。接下来我们了解一下有关职位说明说的具体内容。

一、职位说明书的内容

二、职位说明书的编写原则

在编写职位说明书时要遵循以下原则,如图18所示。

图18 职位说明书的编写原则

三、职位说明书的编写注意事项

(1)在描述工作职责时,应该以结果为导向,而不必说明完成该工作的过程和方法。

(2)工作职责描述要全面,要包括该职位的所有关键性成果。

(3)工作描述只列举该职位的日常性工作内容,不包括临时突发事件或者上级交代的其他任务。

(4)职位说明书各项之间应该是相互联系而各自独立的,不能出现交叉或者重叠的部分。

(5)在编写职位说明书的过程中应该尽量使用准确的数量词,而不是模糊的“一些”“若干”等词语。

(6)整个职位说明书的编写应该简洁明了,通俗易懂,避免使用生僻词或者专业术语等。如有必要,应该在附件中对这些词语进行注释。

四、职位说明书的书写规范

职位说明书范例,见表11~表14。

表11 某公司销售经理职位说明书

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表12 某公司财物经理职位说明书

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表13 某公司生产部经理职位说明书

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表14 某公司人力资源部经理职位说明书

※ 21世纪什么最珍贵?当然是人才。是否能够招聘到优秀的人才,是所有企业生存发展的基础和保障。因此作为一名优秀的人力资源管理人员,第一大任务就是要为企业招聘到有竞争力的人才,这样才能帮助企业在日益激烈的竞争中获得持续、迅猛的发展。 ☞ 人员招聘与甄选指导手册

 
 
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